Kleinere / repeterende dossiers
€30 per uur × 160 uur per maand × 12 maanden = €57.600 per jaar
€57.600 ÷ 120 opgeleverde dossiers =
€480 per dossier
DIENST
Van losse projectinformatie naar een compleet en overdraagbaar dossier.
In Zicht Projectintake is een dienst waarmee een projectdossier stap voor stap compleet, gecontroleerd en overdraagbaar wordt gemaakt.
Geef het intakedossier uit handen.
Mailen en bellen wordt bijzaak. Zelfstandig inzetbaar of als voorfase van In Zicht Platform.
Laat In Zicht het dossier structureren, controleren en compleet maken. Zodra het dossier gereed is, gaat de medewerker of software van de afnemende organisatie verder met het project.
Projectintake zorgt voor een goede start. In Zicht houdt het project daarna beheersbaar.
Niet ieder project vraagt om dezelfde mate van ondersteuning. Intake is onze dienst om projectinformatie en documenten in de voorfase compleet en betrouwbaar te krijgen. In Zicht is de software om processen, samenwerking, documenten en voortgang structureel te beheersen.
Voor eenvoudige, kortcyclische of repeterende werkzaamheden kan de behoefte vooral liggen bij het gestructureerd verzamelen en controleren van informatie en documenten. Bij complexere projecten loopt die behoefte verder door naar samenwerking, verantwoordelijkheden, beoordelingen en procesvoortgang.
PROJECTINTAKE
Goed beginnen
Projectinformatie compleet, gecontroleerd en overdraagbaar maken.
IN ZICHT
Grip houden
Voortgang, verantwoordelijkheden, planning, samenwerking, documenten en besluiten blijven vanuit één actuele projectomgeving inzichtelijk.
Projectintake kan zelfstandig worden ingezet of als voorfase van In Zicht Platform. Na overdracht vormt het complete en gecontroleerde dossier direct de basis voor het verdere projectproces.
Mailen en bellen wordt bijzaak
Status, ontbrekende informatie, documenten en compleetheid zijn centraal zichtbaar. Betrokkenen zien zelf wat er staat — en wat er nog mist.
VOORBEELD — UITGEBREIDE PROJECTINTAKE VOOR EEN COMPLEX INFRA-/NUTSPROJECT
Van 135+ variabelen naar één gerichte intake
Onderstaand voorbeeld laat zien hoe een uitgebreide Projectintake kan worden ingericht. In deze configuratie bestaat de kern uit: 135+ mogelijke variabelen en beslisregels · circa 15 automatische berekeningstypen · alleen relevante vragen voor het project. Achter die variabelen en beslisregels zitten keuzes en afhankelijkheden; de gebruiker doorloopt daarvan alleen wat voor het betreffende project relevant is.
In dit voorbeeld brengt de Projectintake die complexiteit samen in 4 intakeonderdelen en stuurt van daaruit 5 werkstromen aan. Informatie wordt hergebruikt en ieder antwoord bepaalt automatisch welke vervolgvragen en werkstromen relevant zijn. Daardoor doorloopt de gebruiker alleen wat voor het project nodig is: circa 15 inhoudelijke vragen bij een eenvoudig project tot circa 50 basisvragen bij een uitgebreid project.
- 135+
- mogelijke variabelen en beslisregels
- ±15
- automatische berekeningstypen
- 4
- intakeonderdelen
- 5
- werkstromen
- 15–50
- relevante vragen
- 1
- gestructureerd projectbeeld
Het resultaat in dit voorbeeld
In dit voorbeeld brengt de intake projectscope, disciplines en netbeheerders, aansluitingen, ruimtelijke situatie, vermogensbehoefte, fasering en benodigde werkstromen samen in één gestructureerd projectbeeld. Daarbij worden relevante berekeningen en afleidingen automatisch uitgevoerd, bijvoorbeeld voor vermogen, aansluitwaarden, AVP-behoefte, fasering en compleetheid.
Ongeacht de gekozen inrichting is het doel hetzelfde: grip op wat bekend is, wat ontbreekt, wat gecontroleerd moet worden en welke acties volgen — met als eindresultaat een compleet, gecontroleerd en overdraagbaar dossier met een automatisch opgebouwd Outro/Opleverdocument.
Doorloop de interactieve intake
Ervaar de Projectintake in een afgeschermde voorbeeldomgeving: projectgegevens, documenten en Gap List, fasering, Capaciteitsvraag — Piekvermogensformulier, quickscan, disciplines, openstaande punten, compleetheid en de opbouw en overdracht van het dossier.
Interactieve Projectintake
Voorbeeldproject: Nieuwbouw 120 woningen
Afgeschermde Projectintake-omgeving
Voorbeelddata
Compleetheid dossier96%
Nog 3 onderdelen nodig
Projectgegevens & scope
De basisgegevens bepalen welke vervolgvragen, documenten en controles relevant zijn — alleen relevante informatie wordt uitgevraagd.
- Projectnaam
- Nieuwbouw 120 woningen
- Locatie
- Utrecht (Leidsche Rijn)
- Opdrachtgever
- Woonstichting De Brug
- Ontvangende organisatie
- Afdeling Nettoets & Aansluitingen
- Disciplines
- Elektra · Water · Telecom · Warmte · Civiel
- Status intake
- In doorloop
Afgeschermde voorbeeldomgeving — geen toegang tot het volledige In Zicht Platform en geen koppeling met bestaande productie- of projectdata.
Wie levert de informatie aan?
De aanleverende partij levert de inhoudelijke projectinformatie en documenten aan. De aanleverende partij kan zijn:
1
Aanvrager / klant
2
Opdrachtgever
3
Ontwikkelaar
4
Aannemer
5
Adviseur
6
Ketenpartners
Een intake ingericht op uw organisatie en dossiervereisten
Iedere Projectintake wordt ingericht op de informatie-, document- en controlebehoefte van uw organisatie. Onderstaand ziet u voorbeelden van onderdelen die binnen zo’n inrichting kunnen worden vastgelegd.
Voorbeelden van inrichting
Documentvereisten
Benodigde gegevens
Intakevragen
Controles
Validatieregels
Vrijgavecriteria
Structuur opleverdossier
Ontvangende organisatie/afdeling
Disciplines
Voorbeelden van disciplines en vakgebieden
Infra & civiel
Energie & nuts
Bouw & vastgoed
Installatietechniek
Data & telecom
Overige disciplines en vakgebieden
Dit zijn voorbeelden, geen vaste keuzelijst. Onderdelen, disciplines, vakgebieden en dossiervereisten worden afgestemd op de organisatie, het type project en het gewenste opleverdossier.
Geen procesmanagement, maar een compleet dossier
In Zicht Projectintake is gericht op één afgebakend doel: een projectdossier stap voor stap compleet, gecontroleerd en overdraagbaar maken.
1
Dossier starten
2
Documenten aanleveren
3
Documenten automatisch controleren
4
Ontbrekende informatie laten aanvullen
5
Projectgegevens structureren
6
Gegevens onderling controleren
7
Openstaande punten laten afronden
8
Dossier compleet verklaren
9
Opleverdossier genereren
10
Overdracht naar de organisatie
Zonder Projectintake
- 1Versnipperde aanlevering
- 2Ontbrekende/verkeerde informatie
- 3Navragen & corrigeren
- 4Opnieuw controleren
- 5Vertraging
Met Projectintake
- 1Gestructureerd aanleveren
- 2Controleren
- 3Aanvullen
- 4Valideren
- 5Compleet dossier
- 6Overdracht
Eén afgebakende dienst, met een duidelijke grens
De dienst loopt van aanlevering tot overdracht. Geen volledige licentie en geen langdurig project- of processupport — na overdracht gaat het project verder in In Zicht Platform of via de medewerker, software of eigen werkwijze van de afnemende organisatie.
Aanleverende partij
Levert aan en handelt ontbrekende informatie en openstaande punten af
In Zicht Projectintake
Structureert, controleert en maakt het dossier compleet
Oplevermoment
Outro/Opleverdocument
De afnemende organisatie
Medewerker of software gaat verder met het project
Wat de intake uw organisatie oplevert
De Projectintake geeft grip op dossierkwaliteit, compleetheid en opvolging voordat het dossier wordt overgedragen.
Meer grip op dossierkwaliteit
Bekende, ontbrekende en tegenstrijdige informatie wordt centraal zichtbaar en de compleetheid wordt bewaakt voordat het dossier verdergaat.
Kleinere foutkans
Afwijkende, ontbrekende en tegenstrijdige informatie wordt zichtbaar vóór vrijgave. Alleen complete dossiers gaan verder.
Minder najagen, minder achteraf
50% minder afstemmingsmomenten · 80% kortere contactmomenten.
Minder zoeken, najagen, controleren, corrigeren en opnieuw invoeren: het opleverdossier wordt gedurende de intake opgebouwd en hoeft niet achteraf handmatig te worden samengesteld.
Bekijk de economische onderbouwing
Percentages zijn indicatieve aannames op basis van praktijkervaring. De werkelijke uitkomst verschilt per organisatie en project en is mede afhankelijk van projectomvang, huidige coördinatielast, de kwaliteit en volledigheid van de input door gebruikers en organisatorische variabelen zoals werkwijze, procesinrichting, adoptie en discipline in gebruik.
Wat kost een dossier u op dit moment?
De onderstaande voorbeelden rekenen bewust conservatief met €30 per uur. De werkelijke integrale personeelskosten — inclusief werkgeverslasten en overhead — of het tarief van externe capaciteit kunnen hoger liggen.
Grotere werken
€30 per uur × 160 uur per maand × 12 maanden = €57.600 per jaar
€57.600 ÷ 20 opgeleverde dossiers =
€2.880 per dossier
De voorbeelden rekenen met 160 uur per maand die volledig aan intake- en dossierwerk worden besteed. Gebruik de calculator hieronder met de eigen kostprijs en de feitelijke inzet van uw organisatie.
Bereken wat een dossier u nu kost
De calculator rekent de maandelijkse uren automatisch om naar een jaarbasis en deelt de jaarlijkse kosten door het aantal opgeleverde dossiers per jaar.
- Jaarlijkse capaciteit
- 1.920 uur
- Totale kosten per jaar
- € 57.600
- Opgeleverde dossiers per jaar
- 10
- Uw huidige kosten per dossier
- € 5.760
Kosten per dossier vertellen niet het hele verhaal
Schaarse capaciteit vrijmaken — medewerkers/vakspecialisten inzetten waar menselijke vakkennis, inhoudelijke beoordeling en besluitvorming nodig zijn.
Continuïteit — digitale Intake is niet afhankelijk van vakantie, ziekte, verlof of individuele personele beschikbaarheid.
Schaalbaarheid — hogere dossierinstroom hoeft niet automatisch evenredige groei van personele intakecapaciteit te betekenen.
Consistente intake — ieder dossier doorloopt dezelfde vooraf ingerichte vragen, stappen, vereisten en controles.
Minder herstel- en uitzoekwerk — ontbrekende informatie kan eerder zichtbaar worden voordat een onvolledig dossier verdergaat.
Meer grip op de instroom — gegevens, documenten en antwoorden vanaf het begin gestructureerd verzamelen i.p.v. versnipperd.
Wat zou het betekenen als een deel van deze capaciteit beschikbaar komt voor ander werk?
Voor wie?
Voor infra- en technische projectomgevingen, breed inzetbaar:
Netbeheerders
Gemeenten
Provincies
Aannemers
Ontwikkelaars
Technische & projectmatige organisaties